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LE COMMERCE DE L’ALIMENTATION ET DE LA RESTAURATION ALIMENTAIRE

10 règles pour assurer l’efficacité de votre budget d’exploitation

 
30 avril 2020 | Par Christian Latour, Professeur Collège Mérici

10 RÈGLES POUR ASSURER L’EFFICACITÉ DE VOTRE BUDGET D’EXPLOITATION

Règle numéro 1

Pour devenir un véritable outil de gestion, le budget doit impérativement refléter la stratégie de l’entreprise et son modèle d’affaires avec ses buts et ses objectifs financiers clairement définis.

Règle numéro 2

Il est nécessaire de définir le but et les objectifs de revenus avec une extrême précision. Idéalement, ceux-ci doivent être établis pour : chaque période de la journée, chaque jour (du lundi au dimanche), chaque semaine, chaque période, chaque année, chaque centre de profit ou de coût (salle à manger, bar, boutique, traiteur, comptoir pour apporter, et, etc.), chaque catégorie de produits (nourriture, vins, bières, café-thé-tisane, les eaux, les autres boissons, et, etc.), chaque produit (burger, pizza, table du midi, table du soir, et, etc.).

Règle numéro 3

Pour établir un budget de coûts efficace, il est impératif d’identifier chaque année, les variables clés qui influent sur l’évolution de vos résultats. Il est, entre autres, impératif d’anticiper les hausses de coût pour les ressources alimentaires et la main-d’œuvre.

Afin de traduire en chiffres, les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en œuvre, l’idéal est de suivre à la ligne vos comptes de résultat. Cette démarche peut paraître un peu fastidieuse, mais c’est la meilleure façon de ne rien oublier, et de se poser à chaque fois les bonnes questions. Ainsi, les revenus prévisionnels sont à déterminer en fonction des objectifs de vente en volume, mais aussi de la stratégie tarifaire de l’entreprise pour le prochain exercice. De leur côté, les lignes concernant les achats doivent intégrer les évolutions attendues quant au coût des ressources alimentaires, aux tarifs négociés avec les fournisseurs, et, etc.

Et pour l’estimation des coûts de salaires, il convient de tenir compte des recrutements envisagés, de la politique salariale de l’entreprise et des éventuelles augmentations de charges patronales annoncées (les avantages sociaux payés pour vos employés).

Pour bien évaluer vos revenus et vos dépenses, commencez par identifier les facteurs susceptibles d’influencer leurs fluctuations. Ces paramètres, évidemment, diffèrent selon les secteurs d’activité. Dans le secteur qui nous intéresse, c’est-à-dire la restauration alimentaire, nous sommes entre autres particulièrement sensibles à l’évolution des coûts de main-d’œuvre ainsi qu’à l’évolution du coût de ressources alimentaires.

Règle numéro 4

Vous devez résister à la tentation de construire votre budget uniquement en vous servant (s’il y a lieu) des résultats de l’année précédente. Évidemment, vous devez vous servir du passé, mais uniquement pour vous aider à chiffrer ce que vous ferez à l’avenir.

Élaborer un budget d’exploitation, en se contentant de fixer en pourcentage la progression globale du chiffre d’affaires souhaité, est une grave erreur.

Règle numéro 5

Vos chefs de service doivent être consultés et si possible impliqués lors de la préparation de votre budget. En impliquant vos chefs de service, vous allez les encourager à faire ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs.

Le budget est un véritable contrat pour ceux qui ont participé à sa construction.
 Idéalement, chaque département doit établir son budget (la cuisine, la salle à manger, le bar, et, etc.), y compris les services qui font partie du « back-office », tel que : le service du personnel, la comptabilité, le département vente et marketing, et, etc. (si ces services existent dans votre établissement).

Lors de la préparation des budgets, des tensions peuvent opposer les responsables des différents services, notamment à propos de la répartition des argents pour la prochaine année.

Devez-vous privilégier l’achat d’un nouvel équipement de cuisine, l’ajout d’une cave à vin de prestige avec les bonnes bouteilles que cela nécessite, ou la construction d’un méga site internet ? Il revient au décideur de faire les bons choix stratégiques, et de gérer par la suite les arbitrages, tout en préservant l’harmonie dans l’entreprise.

Règle numéro 6

Dès qu’ils sont complétés, le plan d’affaires et le budget doivent être communiqués (au moins dans les grandes lignes), à tous les chefs de service et idéalement à l’ensemble des personnes qui travaillent dans l’entreprise. Ce sera ensuite à chacun, de faire le nécessaire pour, atteindre les buts et objectifs de l’entreprise.

L’exercice budgétaire repose dans une très grande mesure, sur la recherche et l’analyse d’information, la réflexion stratégique et la prise de décision qui en découle. 
Pour bien exploiter un budget, il faut le diffuser aussi largement que possible dans l’entreprise.

Selon un schéma idéal, chaque salarié est informé des objectifs de la direction et se voit fixer des objectifs individuels clairs.

Enfin, n’oubliez pas que la distribution de primes ou de promotions en fin d’année, afin de récompenser la contribution de chacun à la bonne exécution du budget, constitue le meilleur facteur d’adhésion des salariés au processus budgétaire.

Règle numéro 7

Toutes les hypothèses qui vont vous servir à construire le budget doivent être détaillées noir sur blanc dans un cahier budgétaire. Si vous ne le faites pas, dans six mois, lorsqu’il s’agira de comprendre pourquoi votre coût des ressources alimentaires utilisées dépasse de 10 % ce qui avait été budgété, vous ne serez pas en mesure de savoir si l’écart est la conséquence d’une consommation plus forte que prévu ou la conséquence d’une hausse des coûts payés pour vos ressources alimentaires (voir mon texte sur l’analyse des écarts de quantité, de coûts et combiné).

Règle numéro 8

Tous les bons entrepreneurs le disent : un budget efficace doit être élaboré pour des périodes les plus courtes possible. C’est la seule façon de ne pas se laisser surprendre par les variations saisonnières qui caractérise d’ordinaire les secteurs de la restauration alimentaire.

Il ne faut pas se contenter de diviser vos prévisions annuelles par douze. Seule l’introduction des variations saisonnières pour les revenus et les dépenses permettra ensuite au chef d’entreprise de juger de la bonne ou de la mauvaise marche de son affaire.

Le dirigeant qui ne respecte pas cette règle s’expose à faire des interprétations hâtives, et donc à prendre de mauvaises décisions. Vous éviterez par exemple de paniquer à tort si, au 30 juin, vos revenus cumulés ne représentent que 30 % du chiffre d’affaires prévu pour l’année, parce que vous êtes dans un secteur de la ville ou 50 % de votre chiffre d’affaires est réalisé durant les mois de juillet août et septembre.

Dans certains cas, l’analyse de la répartition mensuelle de vos revenus et dépenses au cours des exercices précédents permet de construire une courbe « saisonnière ».

Si vous n’avez pas en votre possession cette information, ou si tout simplement votre entreprise vient d’être créée, vous devrez récupérer le maximum d’informations sur les fluctuations saisonnières de votre secteur.

Ces données toutefois, je dois l’avouer, ne sont pas nécessairement faciles à trouver. Je vous conseille ici de vous adresser à un expert dans le domaine, celui-ci sera certainement en mesure de vous aider.

Règle numéro 9

Votre budget doit vous servir chaque jour. Évidemment, ce n’est pas la peine de faire un budget d’exploitation, si vous n’avez pas l’intention de l’utiliser.

Comparez régulièrement vos performances avec celles prévues (idéalement à chaque jour). Surtout, il ne faut pas hésiter à modifier votre budget pour l’améliorer.

Vous devez exploiter voter budget au mieux, pour en faire un outil de pilotage efficace tout au long de l’exercice.

Comment ?

En comparant régulièrement : chaque jour, chaque semaine, chaque période, les performances réelles réalisées avec celles budgétées, sur la base de certains indicateurs soigneusement choisis.

Si votre entreprise colle à son budget, alors tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes. Sinon, ce qui importe, c’est d’analyser rapidement les écarts, afin de trouver les causes et d’apporter par la suite les correctifs nécessaires.

Règle numéro 10

Le budget (et les états financiers prévisionnels qu’il contient) doivent être révisés chaque fois que des changements se manifestent dans l’environnement ou que les résultats réellement obtenus par l’entreprise diffèrent des résultats prévus.

Il ne faut surtout pas hésiter à mettre à jour un budget d’exploitation. Toutefois, si les réalisations effectives s’écartent très fortement des prévisions, vous ne devez pas hésiter à refaire complètement votre budget.

Évidemment, si cela se produit, vous devrez également, revoir les objectifs assignés à vos troupes. Si vous ne le faites pas, votre budget sera un outil complètement inefficace.

EXEMPLE DE STRUCTURE BUDGÉTAIRE POUR UNE ENTREPRISE DE RESTAURATION ALIMENTAIRE

REVENUS = 100 %

COÛT DE REVIENT DE BASE ± 62 %

  • Coûts des marchandises vendus ± 30 %
  • Main-d’œuvre ± 32 %

TOTAL DES COÛTS D’EXPLOITATION ± 27 %

FRAIS FINANCIERS ET AMORTISSEMENT ± 6 %

BÉNÉFICE NET AVANT IMPÔT ± 5 %

MÉDIAGRAPHIE

Manuel de gestion-réflexion / Christian Latour ☺

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La première version de ce texte a été mise en ligne le 12 octobre 2017.

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