Projections financières : Comment les réaliser efficacement ?

20 octobre 2016 - Par Douglas P. Fisher

La capacité de prévoir les ventes et les dépenses est souvent considérée comme l’un des volets les plus difficiles de l’industrie de la restauration. En examinant les résultats d’exploitation antérieurs et en ayant une compréhension approfondie du marché, les restaurateurs devraient pouvoir mieux planifier les ventes quotidiennes et les achats ainsi que le nombre de personnes à inscrire à leur horaire.

Il est très important d’établir des prévisions financières avec précision pour une journée, une semaine, un mois ou une année. Or c’est rarement fait, notamment parce que de nombreux gestionnaires ne savent pas comment s’y prendre. Les prévisions permettent à un gestionnaire de planifier le personnel, la production alimentaire et les opérations pour chaque journée, semaine ou mois, et ce, tout au long de l’année. Cette étape est plus difficile dans les restaurants nouvellement ouverts ; cependant, ceux-ci devraient avoir en moins de trois mois suffisamment de données en main pour commencer à prévoir les ventes et être en mesure de se concentrer sur les éléments qui ont besoin d’être préparés pour certains jours précis.

PRÉVOIR LES VENTES

En prévision des ventes, le gestionnaire doit être conscient des données d’exploitation précédentes et les examiner avec soin afin de prédire les ventes futures en fonction des performances passées. Dans le présent article, nous allons discuter de la façon de prévoir les ventes pour un jour particulier. Cette méthode peut aussi être utilisée pour prédire les ventes hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. Pour ce faire, le gestionnaire a besoin d’avoir les informations antérieures suivantes en main :

  • les ventes quotidiennes et le jour de la semaine où elles ont été enregistrées (par exemple : lundi) ;
  • la météo (puisqu’un temps nuageux, pluvieux, ensoleillé ou très froid peut avoir des répercussions sur les ventes) ;
  • l’addition moyenne (par exemple, par jour pour les ventes quotidiennes ou par période de repas) ;
  • une connaissance des événements qui peuvent avoir eu lieu ces mêmes journées par le passé (par exemple : un plan de marketing spécial peut amener une augmentation des ventes alors qu’une période de réfection de la route en face du restaurant peut nuire aux ventes durant un certain temps) ; et,
  • une compréhension claire des coûts et de la composition des ventes (nourriture, travail, opérations, etc.).

L’HISTORIQUE DE VENTE PAR PÉRIODE DÉTERMINÉE

En prévoyant les ventes pour une période déterminée (dans ce cas-ci, pour un jour bien précis), il est essentiel que le gestionnaire analyse les ventes de la même période des années précédentes. Cette analyse devrait inclure une répartition détaillée des revenus, par exemple :

  • par période de repas ;
  • par addition moyenne ;
  • par nombre de clients servis.

Par conséquent, si quelqu’un veut prévoir les ventes du jeudi 15 décembre 2016, les étapes à suivre seraient les suivantes :

1. Déterminer les ventes des trois jeudis précédents ;

2. Évaluer les ventes des deux ou trois années précédentes qui correspondent le plus au jeudi 15 décembre (en 2015, le 15 décembre tombait un mercredi) ;

  • Vérifier si les ventes sont en hausse ou en baisse par rapport aux données des années précédentes.

3. Selon que les ventes augmentent ou diminuent, une tendance devrait émerger. Il faut évaluer si elles augmentent ou diminuent depuis les trois dernières semaines et de quelle façon.

  • Les ventes sont-elles stagnantes, en hausse ou en baisse de semaine en semaine ?
  • Si elles stagnent, il y a de bonnes chances qu’elles soient semblables la même journée de la semaine suivante. Si elles augmentent, la croissance doit être reconnue et prévue.
  • Si les ventes ont augmenté de 2 % de semaine en semaine et de 3 % d’année en année, il serait juste de supposer qu’elles seront de 2 à 3 % plus élevées que celles de l’année précédente, surtout si vous voyez la même augmentation dans les semaines précédentes. C’est facile !

4.Vous devez ensuite déterminer pourquoi les ventes sont en hausse.

  • Est-ce que le taux de fréquentation est plus haut ou plus bas ?
  • Pourquoi est-il est plus haut ou plus bas ? Pouvez- vous vous fier aux chiffres ?
  • Vérifiez les conditions météorologiques antérieures pour voir si elles ont eu un impact positif ou négatif.
  • Référez-vous également aux campagnes publicitaires précédentes afin de déterminer si les conditions sont les mêmes pour le jeudi à venir.
  • Y a-t-il un nouveau générateur de demande (par exemple, la construction d’un nouveau complexe de condominiums ou l’ouverture d’un théâtre dans votre secteur qui augmenterait le taux de fréquentation) ou une fermeture qui réduirait votre clientèle ?


Le graphique suivant peut facilement servir à prévoir les ventes.

DES CHANGEMENTS OPÉRATIONNELS QUI PEUVENT INFLUENCER LES VENTES

Les gestionnaires devraient pouvoir identifier les changements opérationnels mis en œuvre au cours des 12 derniers mois et déterminer l’impact qu’ils ont eu (le cas échéant) sur leurs ventes. Ils devraient également tenir compte des changements opérationnels proposés pour la période de projection. Par exemple :

  • des changements au menu, soit dans les plats affichés ou les prix (ce qui peut avoir un impact sur le nombre de couverts ou la facture moyenne) ;
  • l’augmentation ou la diminution de la capacité d’accueil (peut avoir un impact sur le volume d’affaires) ;
  • un nouveau design (peut attirer plus de clients) ;
  • l’utilisation accrue de techniques de vente suggestive.

ACTIVITÉS DE MARKETING SPÉCIFIQUES

En prévoyant les ventes d’une période donnée, le gestionnaire devrait identifier toutes les activités de marketing (par exemple, promotions, publicité, campagnes sur les réseaux sociaux et distribution de bons de réduction) ou la couverture médiatique (comme une critique dans la presse) qui y seront associées puisqu’elles auront probablement un impact sur les ventes.

LES CHANGEMENTS DANS LE MARCHÉ LOCAL

Le gestionnaire devrait surveiller les événements et développements touchant son marché local afin de tirer parti des possibilités ou d’atténuer les dommages qu’ils peuvent susciter. Voici quelques exemples :

  • ouverture ou fermeture d’un restaurant concurrent ;
  • ouverture d’un immeuble en copropriété ou à logements ;
  • ouverture d’un édifice à bureaux ;
  • organisation d’une activité spéciale (par exemple, un festival) ou ouverture d’un espace communautaire (un théâtre ou un centre commercial) à proximité.

PRÉVOIR LES DÉPENSES

Afin de bien préparer ses prévisions budgétaires, le gestionnaire devrait déterminer quelles sont les dépenses variables (frais qui varient en fonction du volume de ventes) et les dépenses fixes (dépenses relativement constantes peu importe le chiffre d’affaires).

En prévoyant ses frais variables, le gestionnaire devrait se préoccuper des ratios d’exploitation (par exemple, le pourcentage de ventes brutes) plutôt que des montants en dollars. En prévoyant ses dépenses fixes, il devrait reconnaître que certaines dépenses demeureront constantes tout au long de l’année (loyer), tandis que d’autres vont varier selon la saison (chauffage).

En prévoyant les dépenses, le gestionnaire doit prendre en considération les facteurs suivants :

DÉPENSES ANTÉRIEURES PAR PÉRIODE DONNÉE
Lors de la prévision des dépenses pour une période déterminée, il est essentiel d’analyser les dépenses de la même période au cours des années précédentes. Il faut
également identifier les événements ou activités qui peuvent avoir eu un impact sur les dépenses (par exemple, le coût de la nourriture était élevé parce que le réfrigérateur est tombé en panne, et de la nourriture a été perdue).

TENDANCES DANS LES DÉPENSES AU COURS DE LA OU DES DERNIÈRES ANNÉES
L’étape suivante consiste à examiner les tendances en matière de dépenses au cours des périodes précédentes. Le gestionnaire devrait ainsi en observer les causes (mise en place de contrôles internes, augmentation du prix des aliments plus rapide que celle des prix des menus, etc.) et déterminer comment ces tendances auront un impact à l’avenir.


CHANGEMENTS OPÉRATIONNELS POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR LES DÉPENSES

Le gestionnaire devrait identifier les changements opérationnels mis en place au cours des 12 derniers mois et déterminer quel impact ils ont eu, ou auront, sur les dépenses du restaurant. Il doit également tenir compte des changements opérationnels proposés ou prévus pour la période visée.

Dans la préparation de prévisions financières, le gestionnaire devrait clairement documenter les hypothèses qui sous-tendent ses prévisions. Ces hypothèses devraient être revues régulièrement afin d’assurer qu’elles demeurent valables. Si elles ne sont plus valides, les prévisions devraient être modifiées pour refléter les nouvelles circonstances.

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