Lourdeur administrative

Réduire la paperasse des restaurants

4 décembre 2012

Par François Pageau, enseignant en gestion de restaurant à l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ)

L’allégement des tâches administratives est un besoin crucial pour les restaurateurs québécois. Comme un grand nombre de nos restaurants sont indépendants (environ 70 %) et de petite taille, avec moins de 10 employés (environ 50 %), les nombreuses tâches administratives occupent une trop grande partie du temps du gestionnaire et l’éloignent de ses tâches premières : assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, et s’occuper de ses clients et de ses employés.

Les gestionnaires de restaurants québécois sont déchirés entre les tâches reliées au service à la clientèle, à la gestion du personnel, au suivi du service en salle et de la production en cuisine, de la gestion des stocks, du contrôle des règles d’hygiène et des autres tâches. Au surplus, ils doivent aussi consacrer de leur précieux temps à remplir des rapports exigés par les différents ordres de gouvernement. L e gouvernement du Canada a déployé des efforts afin de réduire ce fardeau et a étudié les répercussions de ces réductions.

En moyenne, les PME doivent produire 25 documents (données de 2008) pour répondre aux 12 réglementations et exigences des différents ordres de gouvernement. Chaque entreprise doit donc produire annuellement les documents suivants : retenues à la source (12 fois), relevé d’emploi (4 fois), T4 sommaires et feuillets T4 individuels (y compris les formulaires RLZ-1 et RL au Québec), remises au titre de l’indemnisation des accidents du travail (3 fois), demandes d’indemnisation des accidents du travail (0,4 fois), déclaration d’impôt fédérale ou provinciale sur le revenu des sociétés, taxes de vente fédérales ou provinciales (6 fois), acomptes provisionnels des entreprises (3 fois), enregistrement d’une entreprise, enquête obligatoire de Statistique Canada, licences et permis d’exploitation municipaux (0,4 fois), licences et permis d’exploitation provinciaux¹.

Les études du gouvernement canadien sur les formalités administratives ne comprennent pas les activités de tenue de livres accomplies par les PME pour l’exploitation quotidienne de l’entreprise.

Kazarian (1989), professeur émérite à la School of Hotel, Restaurant and Institutional Management de la Michigan State University, a compilé en détail les tâches administratives et en énumère plusieurs centaines couvrant la compatibilité et la production, jusqu’à la gestion du personnel et du marketing. En plus de celles mentionnées plus haut, citons les plus importantes :

  • Tenue de livres
  • Gestion des caisses
  • Cartes de crédit et de débit
  • Rapports de gestion quotidiens et périodiques (tableau de bord)
  • Inventaires
  • Entreposage
  • Contrôles liés au respect des normes (standards)
  • Horaires de travail
  • Entrevues et embauche
  • Évaluation des employés

Depuis quelques années s’ajoute à ces tâches la gestion des nouvelles technologies, telles que les sites Web, les pages Facebook et Twitter, les systèmes de réservation en ligne, les blogues, les applications (app), etc.

Le gouvernement fédéral a lancé plusieurs initiatives de réforme au cours des dernières années dans le but de réduire les formalités administratives des entreprises. Ces réformes ont mené à des simplifications de formulaires et même à l’élimination de certaines exigences. Dans d’autres cas, on a introduit la transmission électronique et le traitement en ligne.

L’Ontario a notamment éliminé des formulaires et en a rendu d’autres accessibles par voie électronique. La Nouvelle-Écosse s’est efforcée de réduire le temps nécessaire pour remplir les formulaires. Au Québec, on a mis en place des mesures visant à limiter la création de nouvelles exigences réglementaires. La Colombie-Britannique a éliminé des exigences contenues dans les lois, les règlements ou les politiques relatives à l’administration et à la conformité, et a imposé un plafond quant à leur nombre².

Les efforts sont encore attendus dans le secteur de la restauration. À l’approche des élections municipales à Halifax, la grogne des restaurateurs vise le manque d’écoute sur les thèmes de la bureaucratie et le niveau élevé de taxation. Un sondage révèle notamment que le temps consacré à l’obtention de permis d’exploitation et de construction dans cette ville crée une grande frustration, ainsi que le niveau élevé de taxation³. Le principal motif sous-tendant toutes ces initiatives est le désir de réduire le temps et le coût de la conformité pour les entreprises.


Paperasserie (exigences ou formalités administratives) désigne les demandes, formulaires et autres documents que l’entreprise est tenue de remplir et de transmettre, sur papier ou par voie électronique, pour se conformer à la réglementation gouvernementale.

Source : Gouvernement du Canada


Les solutions à la lourdeur administrative existent

Bien que la paperasse soit générée à la fois par les réglementations et par la gestion interne, l’entreprise a elle-même des options pour réduire son propre fardeau.

POS

Heureusement, les concepteurs de POS (points of sale) sont à l’écoute des besoins des restaurateurs et proposent des modules et solutions très efficaces pour aider à assurer ces nombreuses tâches administratives. La capacité de ces systèmes à traiter un grand nombre de données, selon des directives préétablies, se révèle une aide précieuse et fiable. Il est donc souhaitable de chercher à exploiter le plus possible les différents modules offerts touchant la gestion des caisses, l’horodateur, la gestion des stocks et autres.

AIDE EXTERNE

D’autre part, le recours à des professionnels externes à l’entreprise est sans doute une manière efficace d’assurer ses obligations administratives et réglementaires. Par exemple, un comptable, un avocat, une institution financière ou encore une firme spécialisée en gestion du personnel ou de sites Web seront assurément plus efficaces et rapides pour effectuer des tâches administratives particulières.

SOUTIEN ADMINISTRATIF

Le soutien administratif interne est déjà une solution courante pour plusieurs restaurateurs. Si le propriétaire est passionné davantage par son produit et le plaisir de servir sa clientèle que par les tâches administratives, celles-ci deviennent rapidement un fardeau. Si le chiffre d’affaires le permet, l’emploi à temps partiel ou à temps plein d’une aide administrative peut s’avérer pertinent et efficace pour alléger le fardeau administratif.

Avec la réduction de la paperasse, nous pouvons y voir une chance pour les restaurateurs de s’attarder davantage aux autres tâches importantes pour l’entreprise. La restauration est un domaine d’affaires qui impliquera toujours une charge administrative assez lourde. Il est essentiel de prévoir, dans la structure de son entreprise, une fonction administrative clairement attribuée à une ou plusieurs personnes afin d’assurer adéquatement l’accomplissement de cette tâche.


Sources  : Edward A Kazarian, Foodservice Facilities Planning, troisième édition, Van Nostrand Reinhold, New York, 1989.

Bottin statistique de l’alimentation 2010, MAPAQ

Recommandations d’ordre systémique, Réduction de la paperasse, Réduire les exigences réglementaires imposées aux entreprises


  • ¹ Source : Document d’information d’avril 2010, Analyse du coût de la mise en conformité à la réglementation : Partie I – Économies de temps et d’argent, volume de documents à produire et méthodes de conformité, Gouvernement du Canada,
    http://www.tbs-sct.gc.ca/media/nr-cp/2012/0118a-fra.asp
  • ² Source : Analyse du coût de la mise en conformité à la réglementation : Partie I –Économies de temps et d’argent, volume de documents à produire et méthodes de conformité, Gouvernement du Canada.
  • ³ Source : Survey shows red tape and commercial taxes are top election issues for Halifax restaurateurs, CRFA/ACRSA, 26 septembre 2012.

Dans cette édition

Petits-déjeuners inclus
Alcool et restauration
La soupe : confort, chaleur et tradition
Amateurs de restaurants ou restaurants amateurs ?
Daniel Gauthier
Kimberlee Rivet
Thé et café
La santé psychologique au travail
CROUS, au service des étudiants de Paris



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