Inventaires de nourriture

Une saine pratique à apprivoiser

31 août 2010 - Par François Pageau

« Maintenant que nous sommes arrivés à implanter un bon système d’inventaire, je n’imaginerais jamais fonctionner sans prendre l’inventaire des denrées de nourriture dans mes restaurants ! » C’est en ces termes qu’un important restaurateur propriétaire de plusieurs restaurants témoigne de l’importance de procéder à l’inventaire. « De plus, si
on néglige de le prendre régulièrement, tout le système perd de sa pertinence », ajoute-t-il.

La gestion des stocks pour rentabiliser

Le contrôle du coût de marchandises repose sur une bonne gestion des stocks. Celle-ci constitue une pratique de gestion cruciale pour un restaurant et il est dommage qu’elle soit quelquefois mal appliquée. En fait, la gestion des stocks ne devrait pas reposer sur les seules épaules du chef de cuisine. Ce dernier a bien souvent plusieurs responsabilités variées à assurer et il ne dispose pas toujours de toute l’information disponible ou encore du temps nécessaire.

La gestion des stocks débute par l’élaboration du menu qui, évidemment, indiquera quelles denrées acheter. Le système de production, l’équipement et la grosseur des recettes à exécuter influencent en second lieu le type de denrées. Les spécifications d’achat permettent de préciser exactement ce que le restaurant doit acheter pour réaliser les mets comme planifié.

Le choix des fournisseurs, les appels pour obtenir des prix (quotations), les contrats et ententes avec les fournisseurs sont autant d’éléments à considérer dans la gestion des stocks.

Au quotidien, un préposé à la réception veillera à recevoir la marchandise, à en vérifier l’exactitude avec les denrées commandées, la qualité et le prix facturé. Ce préposé doit très bien connaître les aliments et les matières premières afin de vérifier les demandes d’achat avec discernement. Souvent, la marchandise sera retournée si elle ne correspond pas à la commande, aux spécifications ou à la qualité attendue.

L’entreposage est une étape également importante dans la gestion des stocks puisque d’une part, il vise à maintenir les denrées en état de servir. La température, l’humidité, la sécurité et la lumière sont des facteurs à contrôler. D’autre part, l’entreposage favorise aussi l’accès aux stocks par les cuisiniers dans des conditions qui permettent leur utilisation.

On arrive donc à une étape du processus de gestion des stocks que plusieurs appréhendent. La prise d’inventaire a toujours été une tâche fastidieuse, mais nécessaire. Heureusement, grâce aux améliorations technologiques, quelques progrès ont permis de simplifier cette tâche.


Source : http://aesplus.net/gestion_stocks.htm

Quelques méthodes éprouvées

1- La méthode ABC nous indique sur quels stocks il est pertinent de porter notre attention. Pour classer les produits, nous nous basons sur la valeur totale de chaque ingrédient. L’information émanera de la prise d’inventaire.

  • Classe A : importance aiguë
  • Classe B : mérite une attention relative
  • Classe C : faible importance

2- Le principe de Pareto a le même objectif que la méthode ABC. Il apparaît souvent que 20 % des produits en stock représentent 80 % de la valeur totale de ce dernier. Il importe donc de porter plus d’attention à ces 20 %. Bien que le principe de Pareto ne soit pas infaillible, l’idée de porter l’attention sur la minorité des denrées qui cumulent la majorité de la valeur est un principe sain et édifiant pour le gestionnaire.

3- La méthode FIFO (First In, First Out) est simplement le principe selon lequel ce qui est entré en premier doit sortir en premier, question d’optimiser la fraîcheur des produits offerts.

La prise d’inventaire est un exercice important qui procure plusieurs avantages. En principe, elle est une saine pratique de gestion pour tous les types de commerces, dont les restaurants. Elle permet de calculer la valeur du capital investi dans l’inventaire, de calculer le coût réel des marchandises utilisées et de prendre conscience de ce que l’on possède afin d’en assurer la rotation et l’utilisation.

Les logiques concernant les responsables de la prise d’inventaire divergent. Dans un cas, on pourrait défendre le fait que le chef acheteur, accompagné d’un commis comptable, doit prendre l’inventaire de nourriture. Ainsi, le chef voit sa marchandise, il mémorise où elle se situe et connaît souvent leurs coûts. Cependant, le chef acheteur, étant concerné par les transactions d’achat, pourrait manipuler les lectures afin de camoufler une erreur ou une fraude. De plus, quand il est occupé par la prise d’inventaire, il ne peut pas se consacrer à autre chose, d’autant plus que, s’il accepte d’être interrompu, l’exercice devient interminable.

D’autres préféreront confier cet exercice à une équipe complètement détachée des achats et de la production, de manière à éviter toute manipulation des lectures et l’éloignement du chef ou de ses cuisiniers de leurs tâches habituelles. Par contre, ces personnes extérieures à la cuisine connaissent peu la marchandise et ne sont peut-être pas à l’aise de circuler dans les aires de cuisine et d’entrepôts.

Être bien organisé pour prendre l’inventaire

Pour prendre l’inventaire rapidement, il est nécessaire de se préparer adéquatement. La prise d’inventaire se fait le jour de la fin d’une période afin de calculer le « food cost » à partir des variations d’inventaire et les achats, avec les ventes de la même période. Pour ce faire, il nous faut l’inventaire de fin de la période précédente, les achats de la période et l’inventaire de fin de la période qui nous intéresse.

Quelques trucs pour se préparer :

  • Réduire les achats à l’approche de la fin de la période ;
  • Toujours placer les produits aux mêmes endroits dans les entrepôts et réfrigérateurs ;
  • Faire le ménage, replacer les produits sur les tablettes et jeter les denrées non utilisables ;
  • S’assurer de prévoir des heures d’employés pour prendre l’inventaire ou remplacer les employés qui y sont attitrés ;
  • Prévoir les vêtements adéquats pour travailler dans les réfrigérateurs et congélateurs ;
  • Imprimer un cahier d’inventaire avec la liste des produits dans l’ordre retrouvé sur les tablettes, zone par zone.

Quelques trucs pendant la prise d’inventaire :

  • Éviter de prendre l’inventaire durant les périodes de production intense. L’idéal est très tôt le matin et non pas le soir ;
  • N’accepter aucune interruption ;
  • Travailler à deux ;
  • Prévoir des heures à l’horaire pour la prise d’inventaire ;
  • Utiliser des crayons de plomb ;
  • Être vêtu adéquatement ;
  • Avoir avec soi le cahier d’inventaire, une balance et une calculatrice ou un ordinateur portable ;
  • Éviter les accidents de travail ; il est possible de se faire mal au dos, de glisser, de s’écorcher les doigts ou renverser des aliments
    sur soi.
  • Ne pas manquer de calculer la valeur de marchandises en préparation pendant la prise d’inventaire.

La méthode la plus efficace est celle où une personne se tient debout et dicte à une autre personne, assise. Celle-ci note le produit, le format et la quantité. Elle peut répéter l’information reçue pour confirmer sa bonne compréhension. Une pause est nécessaire toutes les deux heures de travail continu.

En fonction de l’ampleur de la marchandise et du nombre de locaux, dresser un inventaire prend habituellement de 2 à 8 heures. La prise d’un inventaire d’environ 8000$ devrait prendre environ 3 heures.

La forme du cahier d’inventaire est propre à chaque restaurant. Par exemple :

Pour le mois suivant, il suffit d’insérer trois autres colonnes à gauche de la colonne Quantité et d’inscrire la nouvelle quantité (Quantité), le nouveau prix (Prix) s’il y a lieu et le calcul de l’extension (Total).

C’est la somme de l’inventaire qui nous intéresse ! À chaque période, à partir de la somme des achats de nourriture de laquelle nous aurons pris soin de déduire tout ce qui n’est pas nourriture, il est possible de calculer le « coût réel des marchandises vendues » nécessaire au calcul du food cost réel.

Après la prise d’inventaire, ce n’est pas fini !

Une première vérification ligne par ligne est nécessaire afin de corriger les erreurs flagrantes de lecture et d’inscription. Ensuite, on fait l’ajout des lignes d’inventaire nécessaires pour les nouveaux produits en stock. L’inscription des nouveaux prix payés est l’étape suivante afin de rapprocher le plus possible l’estimation de la marchandise en stock avec les prix réellement payés pour cette même marchandise.

Les difficultés et les erreurs

Plusieurs difficultés et erreurs rendent la tâche de l’inventaire exigeante et accaparante. Ce travail demande beaucoup de vigilance et de concentration pour générer des informations exactes et fiables.

1. Il arrive souvent que l’on confonde des appellations comme : « arugula », « roquette », « baby arugula » et « bébé roquette » ; ces appellations pourraient toutes représenter le même produit d’inventaire ou toutes représenter des produits différents. Les spécifications jouent un rôle important à cet égard. Par exemple, les crevettes 5/6, 16/20, 21/25, 70/90, cuites ou crues, décortiquées ou avec écaille ne sont pas identiques et n’ont évidemment pas le même prix…

Par contre, on ne spécifiera pas le fournisseur. Les casseaux de fraises Laverdure ou Poulin sont des fraises. On emploiera l’appellation générique.

2. Les variations de marques de denrées font que le format d’achat et le nom du produit changeront. On créera alors une nouvelle ligne d’inventaire afin de ne pas les confondre.
Quand on abandonne un produit, on peut le déplacer en bas du document pour ne plus l’utiliser, mais il sera effacé seulement à la fin de l’année.

3. Il arrive aussi que le format d’inventaire soit différent du format d’achat et du format utilisé dans les recettes. Ainsi, il est important, lors de la lecture de la quantité sur la tablette, de bien indiquer le format d’inventaire.

Pour cette raison, il arrive souvent que le prix indiqué ne soit pas celui du format d’inventaire, ce qui induit une erreur d’estimation. Cela est une erreur très fréquente et qui peut faire varier la valeur de l’inventaire de manière importante.

Le code barres est là pour nous aider

Le système de code barres est très précieux pour prendre un inventaire rapidement et sans erreur. Il est nécessaire de coder chaque produit, de coller au préalable un code barres devant la tablette où ce dernier sera entreposé.

Pendant la prise d’inventaire, le lecteur lit le code barres pour identifier le produit et on entre manuellement le nombre d’unités qui se trouvent sur la tablette. L’inventaire s’enregistre donc automatiquement. Il faut comprendre, toutefois, la logistique derrière un tel système et le coût de ce dernier. Le code barres est particulièrement utile pour un restaurant qui utilise régulièrement les mêmes produits.

En guise de conclusion, rappelons que l’inventaire est une pratique de gestion saine et utile qui permet de raffiner énormément la gestion des stocks, laquelle est, en soi, un travail plutôt exigeant pour un restaurant. Il est fréquent de constater, chez les restaurateurs expérimentés, l’acquisition de bonnes habitudes à cet égard. Chez ceux-ci, on remarque la présence de plusieurs employés affectés à la gestion des stocks, notamment pour l’émission des demandes d’achat, la réception des marchandises et l’entreposage ainsi que la prise d’inventaire en fin de période.

Dans cette édition

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