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Événements hybrides : « On peut garder une portion de la clientèle de congrès »

 
8 février 2021 | Par Leïla Jolin-Dahel

À défaut de pouvoir offrir à nouveau ses espaces aux conférenciers en personne, l’hôtel Delta Sherbrooke innove et lance un nouveau service de studio permanent, Le pont numérique, destiné aux événements virtuels et hybrides. Alors que de nombreux bals, congrès et mariages ont été annulés en 2020, l’hôtel a réfléchi à une alternative, en collaboration avec Audiovisuel Collins, pour continuer à accueillir des événements tout en respectant les consignes sanitaires en vigueur. Ainsi est née l’idée d’installer du matériel audiovisuel dans une section de la salle de bal.

« On n’a pas de délai précis pour la retirer. On garde cet espace tant que le besoin et la demande sont présents », explique Jacques-Philippe Morin, directeur des opérations au Delta Sherbrooke. Comme le studio est situé dans la plus grande salle de l’hôtel, il permet de tenir à la fois des événements entièrement diffusés sur le web et des rassemblements hybrides, lorsque la situation sanitaire le permettra. « C’est une alternative pour garder au moins une portion du volume de clientèle de congrès », souligne Jacques-Philippe Morin.

À titre comparatif, la salle pouvait accueillir 1 200 personnes avant la pandémie, mais devra maintenant se limiter à 200 participants en présentiel afin de respecter la distance requise de 2 mètres, aussitôt que les rassemblements intérieurs seront de nouveau autorisés. « Ça permet de faire déplacer une portion des participants sur place et d’offrir la diffusion en web pour les gens qui ne pourront pas être présents », illustre le directeur des opérations. 

Faire travailler un peu plus les employés

Le studio permet aussi de diffuser l’événement dans d’autres salles de l’hôtel, où d’autres participants pourraient prendre place. La majorité des salles sont équipées de moniteurs muraux ou ont la possibilité d’installer des écrans projecteurs, ce qui peut permettre une diffusion dans d’autres salles mais aussi à l’extérieur, pour les gens qui sont connectés depuis ailleurs, voire d’un autre hôtel. 

Comme le Delta Sherbrooke se situe en zone rouge, seules les réunions considérées essentielles au fonctionnement d’une entreprise sont permises : professionnels de la santé, arbitrages ou négociations syndicales, entre autres, avec une limite de 25 participants. « C’est sûr qu’actuellement on en a très peu. Et les clients doivent prioriser le virtuel quand c’est possible pour la tenue de leur réunion », concède Jacques-Philippe Morin. Il ajoute que le studio, opérable depuis janvier, a d’ailleurs été le seul espace utilisé à cause du confinement. « Mais on n’aurait pas eu de réunion du tout en janvier si ça n’avait pas été du studio. Ça a donc permis de faire travailler un peu plus nos gens... »

Pour suivre le Delta Sherbrooke :

(Crédit photo : Audiovisuel Collins)

Mots-clés: 05 Estrie
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