LE COMMERCE DE LA RESTAURATION ALIMENTAIRE

Approvisionnement... les 5 étapes du processus de négociation

L’activité approvisionnement est une des 9 activités clés des entreprises de restauration alimentaire.

11 septembre 2015 - Par Christian Latour

LA NÉGOCIATION

« La négociation est une série d’entretiens, d’échanges de points de vue et de démarches, qui sont entreprises entre deux ou plusieurs parties afin de parvenir à un accord commercial. » — Fournier et al. (2014, p. 92)

Selon le professeur Henry Mintzberg… la négociation est une des activités associées à la gestion

« Toutes les études sur le travail de gestionnaire montrent, à tous les niveaux, que les managers consacrent une partie considérable de leur temps aux négociations […]. » — Henri Mintzberg (1990, p. 41)

Léonard Sayles (1964) a dit que la négociation faisait partie du « mode de vie » du manager de haut niveau.

« La négociation est une des obligations de la profession de manager, elle peut être, quelques fois, routinière, mais ne peut en aucun cas être esquivée. C’est une partie intégrante de sa profession, car il est le seul à disposer de l’autorité pour engager les ressources de l’organisation en “temps réel” et il est, également, le seul à être au centre du système nerveux d’information qui fournit les données utiles dans le contexte de négociations importantes. » — Henri Mintzberg (1990, p. 41)

« La négociation est le processus qui consiste à explorer différentes possibilités pour trouver une zone d’accord : plus vous explorez de voix possibles, plus vous avez de chances d’en trouver une où les intérêts de l’ensemble des parties se rejoignent partiellement. » — Josh Kaufman (2013, p. 135)

« La première phase de toute négociation est la préparation : il s’agit de préparer le terrain pour une issue favorable. » — Josh Kaufman (2013, p. 148)

« […] l’environnement dans lequel s’inscrit la négociation exerce une influence considérable sur son issue, d’où l’importance de veiller à ce qu’il soit favorable à un accord avant même de se retrouver autour d’une table. » — Josh Kaufman (2013, p. 148)

« [...] mieux vous connaissez l’interlocuteur avec lequel vous négociez, plus vous aurez de pouvoir dans la négociation. » — Josh Kaufman (2013, p. 148)

« Négocie tout. Tout le temps ! » — Eliane Gamache Latourelle et Marc Fisher (2015, p. 114)

« Tout se négocie, alors… négocie tout ! » — Eliane Gamache Latourelle et Marc Fisher (2015, p. 115)

La capacité de convaincre est une compétence indispensable que l’on observe souvent en situation de négociation.

LE PROCESSUS DE NÉGOCIATION COMPORTE 5 ÉTAPES :

  • Étape 1 : la préparation de la négociation.
  • Étape 2 : la planification et l’organisation de la rencontre de négociation.
  • Étape 3 : la négociation.
  • Étape 4 : la rédaction de l’entente.
  • Étape 5 : la rédaction du contrat d’achat.

ÉTAPE 1 : LA PRÉPARATION DE LA NÉGOCIATION

La négociation implique nécessairement de se fixer des buts et des objectifs, des bornes, des scénarios à l’intérieur desquels on essaiera de s’entendre.

La négociation nécessite une très bonne connaissance des éléments en cause. Il faut donc se familiariser avec l’ensemble des éléments qui sont sujets à négociation.

Voici 5 questions auxquelles il faut absolument répondre durant la période de préparation avant la négociation :

  • Question 1 : Quels sont les éléments essentiels sur lesquels nous misons afin d’établir avec nos partenaires des relations professionnelles durables ?
  • Question 2 : Quels sont les éléments sur lesquels portera spécifiquement la négociation ?
  • Question 3 : Combien de points valent exactement chaque élément de la négociation considérant une pondération totale sur 100 points ?
  • Question 4 : Quels sont les éléments pour lesquels nous devons absolument gagner et quels sont les éléments que nous devons le plus possible éviter de perdre ?
  • Question 5 : Quelle marge de négociation avons-nous pour chacun des éléments ?

...

Question 1 : Quels sont les éléments essentiels sur lesquels nous misons afin d’établir avec nos partenaires des relations professionnelles durables ?

  • a. Identité ?
  • b. Valeurs ?
  • c. Vision ?
  • d. Mission ?
  • e. Buts et objectifs ?
  • f. Et, etc.

Pour établir des relations professionnelles durables, les entreprises doivent sélectionner des partenaires potentiels avec lesquels ils sont compatibles.

Question 2 : Quels sont les éléments sur lesquels portera spécifiquement la négociation ?

  • Un approvisionnement qui respecte tous les aspects liés à la qualité de « la ressource » achetée.
  • Un approvisionnement qui respecte la quantité requise de « la ressource » pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
  • Un service de livraison sans délai.
  • Une livraison au lieu désiré (avec un horaire adéquat).
  • La prestation d’un service professionnel, sans anomalie.
  • Un approvisionnement qui provient de la meilleure source.
  • La formation du personnel (s’il y a lieu) ;
  • Un approvisionnement au meilleur coût possible.

Le coût négocié est le coût obtenu à la suite d’une négociation au cours de laquelle les parties ont fixé la valeur de « la ressource » en cause.

  • Un approvisionnement avec toutes les garanties nécessaires (les garanties, les aspects légaux liés à l’entente, les processus prévus en cas de litiges, et, etc.).
  • a. La garantie…
  • b. Les aspects légaux importants (par exemple le moment du transfert de propriété)…
  • c. Les processus prévus en cas de litige…
  • d. Et, etc.
  • Et, Etc.

Chacun de ces points (et d’autres s’il y a lieu) peut être négocié. Il est très important pour l’acheteur de bien préparer ce qu’il doit négocier et de définir ses besoins et attentes pour chaque élément de la négociation.

Question 3 : Combien de points valent exactement chaque élément de la négociation considérant une pondération totale sur 100 points ?

Exemple :

  • Élément numéro 01 = 10 points
  • Élément numéro 02 = 05 points
  • Élément numéro 03 = 05 points
  • Élément numéro 04 = 05 points
  • Élément numéro 05 = 05 points
  • Élément numéro 06 = 05 points
  • Élément numéro 07 = 05 points
  • Élément numéro 08 = 35 points
  • Élément numéro 09 = 20 points
  • Élément numéro 10 = 05 points

Total = 100 points

Question 4 : Quels sont les éléments pour lesquels nous devons absolument gagner et quels sont les éléments que nous devons le plus possible éviter de perdre ?

Exemple :

Nous devons absolument obtenir les garanties exigées pour l’élément numéro 09

Nous devons éviter de reculer sur l’obtention de l’élément numéro 08

Question 5 : Quelle marge de négociation avons-nous pour chacun des éléments ?

Exemple :

Notre coût visé pour l’année est de 24 $ la caisse de 24 bouteilles d’une boisson X.

Notre marge de négociation se situe entre 24 $ et 24,25 $.

ÉTAPE 2 : LA PLANIFICATION ET L’ORGANISATION DE LA RENCONTRE DE NÉGOCIATION

Selon le contexte, il faut déterminer si une rencontre s’impose. Dans l’affirmative, une des parties doit organiser la rencontre et communiquer à l’autre partie : la date et l’heure de la rencontre, le lieu de la rencontre, le nom des personnes présentes, le contenu et le déroulement de celle-ci, le matériel requis, et, etc.

Il faut s’attendre à ce que les réunions de ce genre dans un très proche avenir se fassent le plus souvent par vidéoconférences. De plus, les rencontres réuniront des équipes multidisciplinaires et non plus 2 personnes comme c’était le cas dans l’approche traditionnelle.

ÉTAPE 3 : LA RENCONTRE DE NÉGOCIATION

Au début de la rencontre de négociation, l’organisateur ouvre la séance et présente les participants. Il explique le déroulement et fait un bref exposé des thèmes qui seront abordés. Pendant la rencontre, il s’assure du progrès de la discussion, note les points sur lesquels les parties s’entendent et veille à ce que soit respecté le temps alloué à chaque point. À la fin de la séance, il résume les points qui ont été réglés et procède à une évaluation de la rencontre.

Les résultats de celle-ci peuvent être de trois ordres :

  • Une entente est conclue, et les parties passent à l’étape de la rédaction de l’entente.
  • Une prochaine rencontre doit être planifiée.
  • Les parties conviennent qu’il n’y aura pas d’entente.

Étape 4 : La rédaction de l’entente.

À cette étape, les différents points faisant partie de l’entente sont écrits de façon à ne permettre aucune ambiguïté possible. Dès que les parties sont en accord avec les écrits, elle signe le document afin d’officialiser l’entente.

«  Rien n’est acquis avant qu’un accord ait été officiellement conclu. Je prends toujours le temps de reformuler les conditions de l’entente en m’assurant que tout a été correctement compris et qu’aucun doute ne persiste, tant pour moi que pour mon interlocuteur.  » — Danièle Henkel (2015, p. 74)

L’étape suivante sera, si l’importance de l’entente le justifie, la signature d’un contrat d’achat (ce qui n’est pas toujours le cas).

ÉTAPE5 : LA RÉDACTION DU CONTRAT D’ACHAT

Une fois la négociation terminée et l’entente rédigées, un contrat peut parfois être nécessaire pour officialiser l’achat.

Ce qu’il y a essentiellement dans un contrat d’achat :

  • Une page titre, qui vise à définir le contenu du document.
  • Une introduction, qui contient les éléments suivants :

a. L’identification des parties en présence ;
b. Un préambule qui rappelle le contexte de l’accord et présente un sommaire des attentes de chaque partie. Ce préambule débute souvent par... « entendu que »…

  • Les quatre chapitres suivants,

a. [Disposition générale] — articles introductifs qui prévoient l’encadrement à l’intérieur duquel va se dérouler le contrat (raisons, définitions, terminologie, document applicable, et, etc.).

b. [Dispositions techniques] — articles dont le but est de définir et de prévoir les étapes dans la réalisation du contrat.

i. [Modalités de réalisation] — ce qui doit être livré et réalisé par le fournisseur (ressource, étapes intérimaires, modifications, réception, installation, suivi des travaux et, etc.).

ii. [Modalités de garantie] — ce qui représente la protection requise comme les garanties, les cautionnements, la sécurité, et, etc.

c. [Dispositions commerciales] — tout terme relatif aux coûts (révision, réadaptation, règlement, paiement, livraison, transfert de propriété, réserve de propriété, pénalités, délai, et, etc.).

d. [Dispositions juridiques] — dispositions dont le but est d’apporter une solution de nature juridique à divers éléments qui revêt une grande importance (durée, force majeure, réalisation, confidentialité, protection de l’information, droit de propriété de l’objet, propriété intellectuelle, arbitrage, avis juridique, clauses de défauts, juridiction pour l’interprétation du contrat, non-concurrence, et, etc.).

Conclusion

Pour simplifier, on peut dire que dans un contrat d’achat les parties s’engagent à échanger une « ressource » contre un prix de vente, cet échange étant assorti de conditions et de garanties à la foi spécifiques et explicites établies en toute connaissance et objectivité et donc de ce fait réputées satisfaire les parties en causes.

«  Il ne faut jamais oublier qu’une bonne négociation consistera à trouver un accord dans lequel les deux partenaires se considéreront comme “gagnant”  » — Danièle Henkel (2015, p. 74)

«  L’art de conclure est tout aussi important que celui de négocier.  » — Danièle Henkel (2015, p. 74)

TRÈS IMPORTANT

« Dans bien des cas, le succès de l’entrepreneur se joue d’abord dans ce qu’il achète et dans les conditions suivant lesquelles il effectue ses achats. C’est ce qui va conditionner et déterminer ce qu’il va vendre ainsi que le prix auquel il devra le vendre. » — Louis Jacques Filion

À lire attentivement [1]

MÉDIAGRAPHIE

Manuel de gestion-réflexion / Christian Latour ☺

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• Sur LinkedIn : Christian Latour MBA, Adm. A.

Notes

[1L’attention est déterminante dans la façon dont nous exécutons n’importe quelle tâche.




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