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Un conseil pratique de Laure Closier, auteur du livre 30 commandements pour manager en toute sérénité… Arrêtez de perdre votre temps en réunion !
LES RÉUNIONS
Arrêtez de perdre votre temps en réunion 😎
Être en réunion c’est le summum de la « branchitude » de la vie de bureau ! Cela signifie que l’on est quelqu’un d’important, au cœur du système, quelqu’un qui fait partie d’un projet de groupe, à qui on doit donner des informations. Oui, mais… à force de passer son temps en réunion, plus personne ne travaille.
Les réunions sont clairement l’un des moments les plus schizophrènes de la vie de bureau. Selon une enquête du cabinet Perfony : 98 % des cadres estiment qu’elles sont utiles et pourtant 75 % de ces mêmes cadres affirment y perdent copieusement leur temps. Et beaucoup de temps puisqu’un cadre passerait près de seize ans en réunion sur une carrière de quarante ans, soit 40 % de son temps professionnel.
Selon un sondage IFOP une réunion dure en moyenne 1 h 20, pourtant impossible pour un humain de ne pas décrocher son attention au bout de 52 minutes. Résultats, toujours selon Perfony, la moitié des cadres profitent des réunions pour lire leurs emails, 37 % font des dessins, 7 % organisent leur week-end et 2 % sont sur des sites de rencontre. Pire, 32 % des salariés interrogés avouent s’être déjà endormis pendant une réunion. Alors, si votre entreprise en souffre et si votre position vous le permet essayez de combattre la maladie de la « réunionnite aiguë ».
ANNULEZ 90 % DES RÉUNIONS
Tout ce temps perdu est un gâchis de productivité immense et représente surtout un coût faramineux entre les mini-réunions, les plénières, les codir, les cosur etc. Il existe d’ailleurs des simulateurs d’argent perdu en réunion : realcostmeeting.fr par exemple.
Vous rentrez le nombre de collaborateurs, le nombre de cadres et de dirigeants puis vous démarrez le chronomètre. Pour 12 personnes, une heure de réunion coûte de 350 à 500 euros à l’entreprise. Difficile de déterminer si les décisions ou orientations qui vont être le produit de cette réunion valent le temps qui y est passé.
Ensuite, une « vraie » réunion de travail, pour définir une stratégie, un plan d’action, pour coordonner plusieurs services ou définir un plan de communication n’est pas efficace si plus de 6 ou 7 personnes y participent. Donc en dehors des passages obligés de « grand-messe » au cours desquelles il faut passer une information à de nombreuses personnes à la fois et au cours desquelles seules une ou deux personnes s’expriment, une réunion de travail doit être à effectif réduit.
Et pour certains experts, la réponse est claire : 90 % doivent tout simplement être annulées ! C’est ce que pense par exemple le spécialiste en management Fred Kofman. Il vous conseille de faire une liste puis d’éliminer toutes les réunions qui servent à discuter, mettre à jour et réexaminer. Résultat : on ne garde que l’action c’est-à-dire 10 % des réunions prévues.
Ce qui fait la différence selon Laure Clausier : Laissez une partie de vos collaborateurs debout. Vous serez sûr qu’ils ne dorment pas et que la réunion ne va pas durer 2 heures !
Source : Closier, L. (2017). 30 commandements pour manager en toute sérénité. France : Éditions Ellipses
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Manuel de gestion-réflexion / Christian Latour
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