Déléguer : un art à développer

Par Danielle Ouellet, chargée de projet RH au CQRHT

14 mars 2016

Antoine est gérant d’un bistro dans le Vieux-Québec depuis deux ans. C’est une personne travaillante et il considère l’équipe qu’il supervise comme la meilleure en ville. Toutefois, depuis quelques semaines, il se sent submergé. Il manque de temps, les tâches s’accumulent et il n’en voit plus la fin. On lui a souvent dit qu’il devrait déléguer davantage. Serait-ce la solution ? Peut-être, mais à certaines conditions !

Qu’est-ce que déléguer ?

Déléguer, c’est confier à quelqu’un d’autre, en totalité ou en partie, une tâche qui nous incombe. Ce n’est pas de laisser tomber ses responsabilités, mais plutôt d’en confier la réalisation à quelqu’un d’autre qui en a la capacité et en qui vous avez confiance. Pour que la délégation permette de gagner du temps, il faut associer la bonne tâche à la bonne personne. On doit aussi lui fournir l’information et le soutien nécessaires pour y arriver. Voici donc les questions à se poser et les conditions à mettre en place pour véritablement tirer profit de cette pratique.

Êtes-vous prêt à déléguer ?

Il est d’abord essentiel de reconnaître qu’on ne peut pas tout faire soi-même. La délégation implique un certain lâcher-prise. Êtes-vous prêt à accepter que l’individu que vous choisirez fasse le travail différemment, à sa façon, dans la mesure où il atteint les résultats souhaités ? Tout d’abord, il est important de déterminer quelles sont les tâches ou les responsabilités que vous êtes à l’aise de confier à quelqu’un d’autre.

Déléguer quoi ?

Commencez par faire la liste de vos tâches en distinguant celles que vous seul pouvez réaliser et celles qui pourraient être assumées par quelqu’un d’autre. Déléguez prioritairement celles qui vous demandent le plus de temps. N’oubliez pas : le but de la délégation est de vous permettre de gagner du temps. Il faut donc vous libérer des tâches énergivores pour lesquelles votre intervention a le moins de valeur ajoutée. Une fois que les tâches et les responsabilités à déléguer ont été établies, il est important de déterminer des objectifs. Une approche efficace pour le faire est d’utiliser l’approche SMART :

Simple (spécifique) ;

Mesurable (indicateur chiffré. Exemple : pour les clients qui se présentent au service du soir sans réservation, réduire le temps d’attente de 15 minutes) ;

Atteignable (tenant compte du contexte, favorisant la motivation des membres de l’équipe qui auront à l’atteindre et présentant un défi qu’ils auront envie de relever) ;

Réaliste (qui tient compte des moyens dont on dispose pour atteindre les objectifs) ;

Temps (doit avoir une échéance clairement définie).

À qui ?

Pour que la délégation soit une réussite, on doit identifier la bonne personne pour chaque tâche et pour chaque responsabilité. Évaluez ses compétences, son expérience et ses connaissances pour vous assurer qu’elle a tout ce qu’il faut pour réussir. C’est à cette étape qu’on doit se demander si la personne ciblée aura besoin de formation pour être en mesure d’assumer pleinement ses nouvelles responsabilités.

Évitez de lui déléguer des projets qui sous-utilisent ses compétences. Vous risqueriez de la démotiver. Surtout, assurez-vous d’avoir pleinement confiance en elle, sans quoi vous serez constamment par-dessus son épaule, ce qui vous fera perdre un temps précieux à tous les deux.

Comment ?

Vous avez déterminé les tâches et les responsabilités à déléguer, vous avez identifié la meilleure personne à qui les confier, vous êtes maintenant prêt à déléguer. Voici quelques conseils pour que tout se passe bien :

- Présentez les tâches et les responsabilités en y accordant le temps nécessaire et définissez dès le début vos balises : budget, échéance, procédures et autres contraintes ;

- Expliquez vos attentes en ce qui concerne les résultats attendus ;

- Démontrez ouvertement votre confiance ;

- Partagez vos connaissances et vos façons de faire qui pourraient être utiles ;

- Supervisez-la, accompagnez-la, répondez à ses questions ;

- Commencez par déléguer des tâches simples et augmentez progressivement le niveau de difficulté pour lui permettre de prendre de l’assurance ;

- Informez les autres membres de l’équipe des tâches et des responsabilités que vous lui avez confiées afin de lui donner la légitimité de mener à bien son mandat ;

- Tenez des rencontres régulières de suivi pour vous assurer que tout se passe bien : effectuer le suivi selon les étapes prévues, faire les ajustements nécessaires en cours de route, offrir votre soutien.

Et après ?

L’échéance que vous vous étiez fixée pour réaliser la tâche est arrivée :

- Faites le point. Donnez à votre collaborateur une rétroaction précise sur son travail.

- Soulignez ses bons coups pour lui permettre de développer sa confiance.

- Formulez des recommandations pour l’avenir.

Ce bilan est un investissement pour l’avenir. Vous venez de gagner un allié. Les prochaines collaborations n’en seront que plus efficaces !

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